Положение об архиве организации

Локальным актом работодателя может быть положение об архиве организации. С момента утверждения оно становится обязательным как для самой организации, так и для ее сотрудников.

В случае отсутствия такого документа штрафы трудовой инспекции обычно не применяются. Так как согласно ст. 13 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» только государственные органы и организации обязаны создавать архивы. Организации и граждане вправе создавать такие архивы, но не обязаны это делать. В то же время в ст. 17 Закона на организации возложена обязанность хранить документы в течение установленных законом сроков хранения. Для чего часто крупные организации (ООО, АО) создают архив.

Что включить в положение об архиве организации

Федеральное архивное агентство разработало и утвердило примерное положение об архиве организации. Посмотреть его можно в Приказе указанного ведомства от 11.04.2018 г. № 42. Хоть оно не распространяется на частные организации (негосударственные и не муниципальные), в то же время его можно использовать в целях подготовки своего уникального положения.

По своей сути Положение об архиве является разновидностью Положения о структурном подразделении. Локальный акт отражает статус архива, данные о составе документов архива. И, конечно, об ответственных за архив лицах. Рекомендуем при его составлении учитывать специфику организации (основной вид деятельности, взаимодействие подразделений между собой). Тогда такой локальный акт будет не только уникальным, но и удобен в применении.

Содержание локального акта

Структура и содержание документа как правило включают следующие разделы и положения:

1. Гриф «утверждено», ссылка на приказ (дата и номер), город и дата.
2. Общие положения. Ссылаемся на Закон об архивном деле, для каких целей принимается положение и что регулирует. К примеру,

«На основании статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Обществе с ограниченной ответственностью «Поле» (далее — Общество, Организация) создается Архив».

Можно указать, что архив является самостоятельным структурным подразделением. Что Общество обеспечивает архив помещением, кадрами и оборудованием. Задачи архива (прием, учет, хранение, передача в уполномоченные органы и т.д.).

Обычно в этом же разделе указывают кто назначается ответственным за архив (руководитель, заведующий), его полномочия, требования к работнику, порядок передачи дел при смене ответственного.

Обратите внимание: постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37: для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства.

3. Состав документов организации. При составлении этого раздела не обойтись без лица, которое разбирается в архивном деле. Главное, в сроках хранения тех или иных документов. Поможет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105, приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 г. №526, от 25.08.2010 № 558.

4. Задачи и функции архива. Например, комплектование, обеспечение сохранности и учет, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование, составление описей, контроль за сохранностью, за восстановлением и т.п.

5. Права и ответственность работников архива. Прописываем персональную ответственность руководителя (заведующего) архивом, в т.ч. за утрату документов. Среди прав можно назвать получение документов и иных материалов, запрос и получение информации (в другие подразделения), проверка координации деятельности по вопросам делопроизводства, контроль за работой с архивными документами и т.п.

6. Заключительные положения. В этом разделе можно указать дополнительные особенности такого подразделения как архив. Например, время работы с посетителями, выдача дел из архива третьим лицам и работникам и т.д.

Как утвердить положение об архиве организации

Как и иные локальные акты (Положение о персональных данных, Правила внутреннего трудового распорядка и т.п.), утвердить положение нужно путем издания приказа. Составить его совсем не сложно. Можно по аналогии с приказом об утверждении положения о персональных данных.

Документ работодатель обязательно доводит до сведения сотрудников. Либо на отдельном листе ознакомления. Либо в трудовом договоре.

После утверждения Положения об архиве организации, комплектования отдела, изменений штатного расписания разработайте должностные инструкции работников архива.