Положение о персональных данных

Одним из обязательных документов в организации является Положение о персональных данных. Как и Правила внутреннего трудового распорядка. Это означает, что отсутствие такого документа, нарушение порядка принятия и ознакомления может стать причиной применения штрафов трудовой инспекции.

Положение о персональных данных могут не принимать работодатели — физические лица. А также и микропредприятие. Но тогда трудовые договоры микропредприятия и работника будут очень подробными.

На сайте мы разместили подробное описание требований и правил обработки персональных данных работника. Здесь же остановимся подробно на алгоритме составления Положения о персональных данных.

Что включить в Положение о персональных данных

Строгой формы и требований к содержанию Положения закон не предъявляет. Тем не менее, статья 86 ТК РФ содержит один интересный пункт:

• «работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области».

Поэтому данный документ в организации должен быть. Мы рекомендуем придерживаться определенной структуры и алгоритма заполнения.

Структура Положения о персональных данных

• 1. Общие положения. Раздел содержит цель разработки и применения Положения, перечень регулируемых вопросов. Например:

Настоящее положение определяет порядок обработки персональных данных работников ООО «Светлячок» (далее — Общество). Обработка персональных данных работников осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

• 2. Основные понятия. Состав персональных данных работников.

Здесь работодатель приводит общие термины и определения (из закона о персональных данных). Что такое персональные данные, их обработка, распространение, передача и т.п. Какие документы содержат персональные данные (личное дело, трудовые книжки и т.п.) и где они хранятся (хранение персональных данных). Поможет статья 3 Федерального закона «О персональных данных».

• 3. Обработка персональных данных.

На эту тему на сайте мы разместили отдельную публикацию. В этот раздел работодатель включает условия, при которых осуществляется работа с данными. Основные моменты: источник данных — сам работник, запрет получать и обрабатывать специальные категории персональных данных (кроме случаев, установленных законом). Что должно содержать письменное согласие на обработку работника. Поможет статья 6 Закона.

• 4. Передача персональных данных.

Раздел содержит основания передачи данных работника, что содержит согласие на передачу таких данных. Порядок передачи данных внутри организации и третьим лицам. Статья 86-88 Трудового кодекса РФ.

• 5. Доступ к персональным данным.

Обычно он делится на внутренний (самому работнику) и внешний (третьим лицам). Сюда же обычно включаются права работника на доступ к своим данным, порядок предоставления такого доступа. Статья 89 Трудового кодекса РФ.

• 6. Ответственность за нарушение законодательства в области обработки и защиты персональных данных.

Во-первых, это возможность применить дисциплинарные взыскания. Во-вторых, компенсация морального вреда. В-третьих, иная ответственность разглашение персональных данных вплоть до уголовной. Здесь не нужно перечислять все виды ответственности. Достаточно указать в общей форме. Например, «работники Общества, нарушившие правила Положения, несут дисциплинарную, материальную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в порядке, установленном законодательством РФ». Статья 90 Трудового кодекса РФ.

Утверждение и ознакомление с Положением

Данный локальный акт работодатель принимает путем издания приказа об утверждении Положения о персональных данных. Обращаем внимание, что когда в организации создана первичная профсоюзная ячейка, не всегда обязательно учитывать его мнение. А только в случаях, когда это предусмотрено коллективным соглашением.

Каждого работника организации работодатель ознакамливает с Положением. Можно составить лист согласования (этот способ более подходит для утверждения Положения после приема на работу). Для вновь принимаемых сотрудников запись об ознакомлении можно включить в текст трудового договора.

В большинстве случаев помимо Положения о персональных данных работодателю понадобятся образцы обязательства о неразглашении персональных данных.