Журнал регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записокНужен ли организации журнал регистрации служебных записок? Где и сколько хранить эти документы? Ответ на этот вопрос каждый работодатель решает по-своему. Однако каждая крупная организация рано или поздно сталкивается с проблемой фиксации внутреннего документооборота. Мы разместим пример журнала регистрации служебных записок и расскажем об общих правилах оборота и хранения в организации такого рода документов.

Скачать образец:

Скачать образец  Журнал регистрации служебных записок

Пример журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок

Общество с ограниченной ответственностью “Маяк”

Начат: 01.01.2022 г.
Окончен: 31.12.2022 г.

Как оформить журнал регистрации служебных записок

Порядок оформления служебной записки, равно как и журнала их регистрации, закон не регламентирует. Есть ГОСТ, но его применение не обязательно. Поэтому каждый работодатель вправе выбрать удобную форму и вид. Целесообразно утвердить форму документа и журнала в локальном акте. Например, инструкции по делопроизводству.
 
Кому работодатель доверит ведение журнала, тоже зависит от его личного представления. Чаще всего это секретарь (отдел делопроизводства). Или отдел кадров. Поскольку служебная записка – внутренний документ, то единый учет позволит оперативно реагировать на возникающие в организации трудности и задачи.
 
Таким образом, журнал регистрации служебных записок упорядочит документирование и повысит контроль. А что в него включать, зависит от работодателя. Чем больше сведений, тем больше контроль. Но и больше время на его заполнение. Регистрация служебных записок предполагает присвоение номера и внесение данных в журнал. Кстати, он может быть и электронным.

Стандартные графы журнала

По общему правилу журнал содержит следующие графы:
  • порядковый номер записи (он же номер служебной записки)
  • дата документа
  • составитель
  • может быть наименование, краткое содержание
  • адресат (если отделы переписываются напрямую)
  • виза (резолюция)
  • исполнитель (ответственное за исполнение лицо)
  • срок исполнения (по желанию)
  • отметка об исполнении
  • примечания

Как мы уже сказали выше, это лишь примерная структура.

Сколько хранить

Каждая служебная записка обладает спецификой. Которую определяет цель ее написания и содержание. Например, служебная записка на сотрудника может касаться важных кадровых вопросов. Или служебная записка на командировку – и кадры, и бухгалтерия. Еще и расходование финансовых средств (как и записка на выдачу денежных средств).

Поэтому при выборе срока хранения той или иной служебной записки мы рекомендуем придерживаться Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Например, о трудовой деятельности – 5 лет. Связанные с коррупцией – постоянно. И так далее по перечню, утвержденному вышеуказанным приказом. Журналы регистрации служебных записок хранятся в организации не менее 5 (пять) лет.

Напишите свой вопрос

Позвонить юристу сейчас