Оформление служебной записки

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

• бланков в организации рекомендуют утвердить «побольше» — это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
• шрифты — Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
• межстрочный интервал 1-1,5
• абзац — 1,25 см
• текст выравнивается по ширине
• допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
• гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Правила оформления служебной записки

Независимо от использования или неиспользования ГОСТа, оформление служебной записки подразумевает определенную структуру:

1. Адресат: если это структурное подразделение организации, его пишите в именительном падеже. Например: Отдел главного инженера. А если это руководитель или должностное лицо, указываете полностью его должность, включая наименование организации, в дательном падеже (генеральному директору). Сначала составитель пишет фамилию, потом инициалы
2. Наименование автора с указанием должности, структурного подразделения, фамилии и инициалов
3. Заголовок (наименование документа) — служебная записка о… (на сотрудника, о повышении и т.п.)
4. Дата и место составления документа (допускается указать в конце)
5. Гриф утверждения (место для резолюции от руки)
6. Текст документа
7. Отметка о приложении
8. Подпись
9. Визы (при необходимости)
10. Отметка об исполнении документа

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации. Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением). Можно и сразу начать с цели — для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.