Крупные организации часто ведут журнал учета персональных данных. Такой документ действительно позволяет осуществлять обработку персональных данных работника систематизировано и обеспечивает контроль. Обязателен ли такой журнал с точки зрения законодательства РФ? И, что немаловажно, Государственной инспекции труда?
В рубрике, посвященной персональным данным, мы опубликовали информацию об обязанностях работодателя и иного оператора в указанной сфере. Вы можете найти и образец приказа об утверждении положения о персональных данных, требования к обработке персональных данных и их защите в организации.
И если большинство инспекторов трудовой инспекции склоняются к тому, что положение о персональных данных — обязательный локальный акт организации, то требование вести журнал по сути незаконно. Только работодатель решает, нужен ему журнал учета персональных данных. Возможно, чтобы проще было осуществлять контроль. Даже с учетом назначения ответственного за обработку персональных данных лица. Или такой документ (журнал) ему не нужен. Так как его ведение требует и времени, и минимальных финансовых затрат.
Журналов может быть даже 2. Один — для перемещений персональных данных внутри организации. Например, выдача личных дел, с какой целью и т.п. Согласитесь, при наличии такого журнала можно выявить виновное лицо в случае привлечения организации к ответственности за разглашение персональных данных. Второй — для случаев передачи персональных данных работника третьему лицу.
В журнал учета внутреннего доступа к персональным данным логично включить следующие сведения (графы):
Можно указать и срок пользования, основание доступа к персональным данным. И любые другие сведения, которые пожелает работодатель. Ведь форма журнала законодательно не установлено.
Журнал для внешнего взаимодействия по своей структуре может повторять внутренний. Обязательна фиксация сведений о лице (органе), откуда поступил запрос, дату передачи информации либо отказа в ее предоставлении.
Допустимо оформить и единый журнал учета персональных данных, как внутри организации, так и по запросам, обращениям третьих лиц. Форму журнала желательно утвердить приказом руководителя организации. Либо закрепить ее в качестве приложения к положению о персональных данных.
Ведет журнал учета персональных данных, как правило, ответственное за обработку данных лицо в организации (можно назначить отдельно приказом).
Задайте свой вопрос юристу