Оформление командировки

Обычно оформление командировки занимает несколько дней. Но не потому, что пакет документов чересчур объемный. Временные затраты больше связаны со взаимодействием внутри организации. Руководитель-отдел кадров-бухгалтерия-работник: все эти подразделения и люди так или иначе участвуют в оформлении служебной поездки.

С чего начать оформление командировки

Решение о необходимости командировки работодатель оформляет путем издания специального акта. Приказа о направлении в командировку. А инициатива поездки может исходить как от него самого, так и любого сотрудника. И не только самого командируемого. Если сотрудник — не «самый главный» в организации, то он использует служебную записку. Она может называться также докладной — зависит от правил в организации.

Служебная поездка связана достижением определенной цели. Будь то обмен опытом, заключение контракта, исполнение договора и т.п. И всегда влечет для работодателя командировочные расходы. Поэтому основные условия, чтобы поездка состоялась:

• резолюция руководителя организации. С этого момента все подразделения готовят документы
• работник не должен входить в перечень лиц, которых работодатель не может отправить в командировку. Напомним, что категории лиц устанавливает Трудовой кодекс. Это беременные, ученики (ученический договор). Иногда требуется письменное согласие (к примеру, женщина с ребенком до 3 лет).

Обязательные документы при оформлении командировки

По сути, с 2015 г, есть один обязательный документ — приказ. Раньше налоговая требовала от работодателей оформить командировочное удостоверение, служебное задание и журнал учета командировок. Сейчас это совершенно не обязательно — письмо ФНС России от 24.11.2015 г. № СД-4-3/20427. Поэтому перечень документов и порядок оформления командировки устанавливает работодатель. «Правильнее» всего сделать это с помощью локального акта. Например, положения о командировках.

Для работника обязательным будет сбор документов, подтверждающих расходы. На проезд, проживание, иные.

Алгоритм действий при направлении работника в командировку

1. Издайте приказ — по унифицированной или принятой в организации форме. Подписывает приказ уполномоченное в организации лицо. Как правило, это директор (генеральный директор). В его содержание нужно включить сроки командировки, место, цель. И собственно фамилии, имена, отчества и должности работников (работника), которые отправятся в служебную поездку.

До издания приказа проверьте, не требуется ли получить согласие. Или не запрещает ли Трудовой кодекс и иные законы направлять работника в командировку.

Работодатель хранит каждый приказ о направлении в командировку в течение 5 лет. А если условия труда вредные и (или) опасные, то 50 или 75 лет.

2. Выдайте работнику аванс. Это обязательно — п. 10 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749. Сумму аванса обычно считает бухгалтер по примерной смете. Суточные устанавливает работодатель. Расходы на жилье тоже, как правило, уже понятны к выдаче аванса. Деньги выдаются под отчет работнику. Не запрещает законодательство и осуществлять перевод в безналичной форме на карту работника.

3. Ведите учет рабочего времени (табель). Дни командировки ответственное за ведение табеля лицо отмечает буквенным (К) или цифровым (06) кодом. Продолжительность отработанного времени не указывается.

4. Отчет работника (подробнее — командировочные расходы). В течение 3 рабочих дней работник заполняет авансовый отчет по командировке. Стороны трудового договора осуществляют перерасчет трат в командировке.

Как видите, оформление командировки не составит особенных сложностей.