Командировочные расходы

Работодатель несет командировочные расходы при направлении своих работников в служебные поездки.

Но, разумеется, не все подряд. Вносит свои коррективы и Налоговый кодекс РФ. Он устанавливает в ст. 264 перечень расходов организации, в который вошли и командировочные расходы. И как обычно, подтверждение расходов для налоговых органов имеет свои нюансы.

Что такое командировочные расходы, состав

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ командировочные расходы – это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем (ст. 168 ТК РФ). При этом расходы на проезд, найм жилого помещения, суточные работодатель возмещать обязан. А вот все иные – только с разрешения или ведома.

Разрешение на возмещение командировочных расходов работодатель выражает в локальных актах. Это может быть положение об оплате труда, о командировках и т.д. В трудовом договоре обычно работодатель и работник не прописывают условия по командировкам. Но если прописывают, они становятся обязательными для работодателя.

Обязательные к возмещению расходы

Проезд работника к месту командировки работодатель возмещает всегда. Будь то самолет, поезд, иной вид транспорта, личный транспорт. А также городской общественный транспорт, такси и т.д. Работодатель может также возместить аренду автомобиля. Но только тогда, когда такая возможность “прописана” в локальном акте или коллективном договоре. На такую сумму НДФЛ и страховые взносы не начисляются. Но расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально – договор аренды транспортного средства с подтверждением оплаты и цели использования (командировка).

Подтверждение – копии билетов, в том числе электронных (на самолет плюс посадочный талон). Плюс чек об оплате. Кстати, к расходам на проезд относится и пользование постельным бельем в поезде.

В расходы на найм помещения можно включить “сопутствующие” услуги. Кроме пользования услуг бара, ресторанов, расходов за обслуживание в номерах (ст. 264 НК РФ). При этом даже если населенный пункт находится недалеко и работник может вернуться в свое место жительства, работодатель может принять решение о необходимости оставаться в месте командировки. Такое решение также должно быть экономически обоснованным.

Подтверждение – копии счета гостиницы или договор аренды (найма) жилого помещения. А также документ об оплате.

Что касается суточных, то их размер также определяет работодатель самостоятельно. При этом закон устанавливает размер суточных, которые НДФЛ не облагаются. Сумма больше? В превышающей части начисляем и НДФЛ, и страховые взносы. Это 700 руб. – командировки по России. И 2500 – для заграничных командировок. Для налога на прибыль эти предельные размеры не имеют значения.

Подтверждение – копии билетов, в том числе электронных (на самолет плюс посадочный талон). Плюс чек об оплате.

Суточные работодатель платит за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения. При однодневной командировке суточные не выплачиваются.

Входят в состав командировочных расходов также сборы за выдачу виз, приглашений, паспортов, консульские и иные обязательные для проезда к месту командировки сборы.

Иные расходы в служебных поездках

С точки зрения иных расходов работодатель должен учесть следующее:

– для учета целей налогообложения прибыли любые затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены документально. Кроме того, такие затраты должны быть указаны в качестве основания возмещения командировочных расходов в локальном акте или коллективном договоре. Все условия есть? Тогда можно включать и оплату услуг в залах повышенной комфортности, и представительские расходы, и т.д.

– закон не устанавливает, в какой форме работодатель должен разрешить работнику траты. Именно поэтому основные вопросы поможет решить локальный акт.

Какие иные расходы работодатель может (но не обязан) возмещать работнику? Это могут быть услуги связи, упаковку багажа, ремонт обуви, одежды и т.д. Все они должны быть документально подтверждены.

Работодатель не должен забывать, что помимо командировочных расходов он выплачивает  работнику средний заработок и сохраняет место работы.

Напишите свой вопрос