Изменение служебной записки

Как сотрудник должен оформить изменение служебной записки? С одной стороны, это документ, который используется исключительно внутри организации. А значит, и изменение служебной записки производится по общим правилам.

Пример изменения служебной записки

Изменение служебной записки

16 апреля 2023 г. в Ваш адрес поступила служебная записка о премировании сотрудников по итогам работы за первое полугодие 2023 года. По причине временной нетрудоспособности начальника отдела кадров указанная служебная записка не согласована с отделом кадров. В настоящее время по результатам проведенного анализа установлено, что инженер Михайлов Аркадий Валентинович, представленный к премированию в размере 100 % от величины должностного оклада, имеет задолженность перед АО «МашСтрой» в размере 8 000 руб. за причиненный ущерб. Согласно «Положению о премировании», утвержденном 11.03.2020 года, имеющий задолженность сотрудник не вправе получать премию до погашения задолженности.

На основании изложенного прошу внести изменения в служебную записку о премировании сотрудников от 16 апреля 2023 г. в части исключения из числа лиц, которым целесообразно начислить премию, инженера отдела снабжения Михайлова Аркадия Валентиновича. По итогам работы за первое полугодие в связи с наличием задолженности премия не начисляется.

20 апреля 2023 г.

Начальник отдела снабжения Савельев Савельев А.В.

Когда оформить изменение служебной записки

Ответ на этот вопрос напрямую зависит от тематики документа. Если это служебная записка о премировании сотрудников, на приобретение и даже на сотрудника допустимо оформить отдельно документ о внесении изменений в служебную записку. Особенно если в организации есть журнал регистрации служебных записок. И сам документ уже принят к исполнению ответственным отделом (должностным лицом).

Однако такие документы, как служебная записка на списание, о работе в выходной день, на командировку изменять сложно. Если в них требуется внести изменения, то обычно это совсем новый документ. Поэтому целесообразно подготовить новую служебную записку, в тексте которой просить аннулировать предыдущую.

Как составить документ об изменениях в служебной записке

Оформление служебной записки в зависимости от требований работодателя может производится на основании ГОСТа или требований компании. Изменение служебной записки — это тоже официальный документ. На него распространяются такие же правила оформления.

Из текста изменений должно быть понятно:

• в какой документ вносятся изменения
• что именно исключается, изменяется, корректируется
• в связи с чем произошли изменения

Изменение служебной записки подписывает составитель первого документа, возможно, с согласованием заинтересованных начальников подразделений.