График отпусков

Для работников и работодателей-организаций график отпусков обязателен. На это прямо указывает статья 123 Трудового кодекса РФ. Поэтому отсутствие графика отпусков в организации часто может повлечь применение штрафов трудовой инспекции. Однако что на деле означает обязательность — и наличия, и исполнения? Расскажем ниже.

Пример графика отпусков в организации

Обязательность наличия у работодателя графика отпусков

Согласно требованиям статьи 123 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Такой график ежегодно утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Причем учитывает мнение выборного профсоюзного органа организации.

Таким образом, график отпусков — это локальный акт работодателя, который определяет порядок предоставления оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Из правила обязательности наличия графика у работодателя есть исключение. Которое тоже основано на законе. Из содержания статьи 305 ТК РФ следует, что если работодатель — физическое лицо (в т.ч. индивидуальный предприниматель), то он может не разрабатывать график отпусков. Решение этого вопроса отдано «на откуп» соглашению между таким работодателем и работником. Этой же позиции придерживается и Роструд (письмо от 20.12.2011 г. № 3683-6-1). Правда, и запрета для физических лиц-работодателей издавать такой документ — нет. Поэтому при большой численности сотрудников такой способ предоставления ежегодных отпусков, как с учетом графика, нашел своих последователей.

Микропредприятие тоже может отказаться от применения графика (см. Правила внутреннего трудового распорядка).

Итак, график обязателен и для работодателя, и для работника. Причем как в плане наличия утвержденного графика. Так и в плане содержания. Последнее (даты запланированных отпусков) менять можно. Но только по взаимному согласию работодателя и работника.

Однако есть ряд категорий работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для них время, независимо от графика (несовершеннолетние, работа по совместительству и т.п.). Работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на очередной отпуск такими работниками. А отказать в предоставлении отпуска со ссылкой на утвержденный график — нет.

Как разработать график отпусков в организации

Форма графика отпусков строго не определена. Есть унифицированная форма № Т-7, но применять ее работодатель не обязан. Он может утвердить свою форму такого акта.

Есть споры о том, нужно ли указывать конкретные планируемые даты отпуска. Или достаточно указать месяц? На самом деле закон (и Роструд) не запрещает показывать только месяц. Однако при проверках у контролирующих органов могут возникнуть вопросы. Например, отпуск был запланирован на июль, а работник ушел в отпуск только 29 июля. Нельзя забывать об обязанности работодателя уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за 2 недели до его начала. Отсутствие в графике дат может повлечь свои нюансы (забыли, просмотрели и т.д.).

До составления графика работодатель, как правило, запрашивает информацию о планируемых работниками датах отпусков. Обращаем внимание, что даже если трудовой договор будет прекращен в следующем году (например, истечет срочный), то в любом случае учитываем всех работников. И всех включаем в график. Тех, которые на дату утверждения графика состоят в трудовых отношениях с работодателем.

Помимо очередных ежегодных, график отпусков содержит сведения о дополнительных, перенесенных с прошлого года. Отпуск без сохранения заработной платы не учитывается.

Заполнение графика по графам:

• 1 — наименование структурного подразделения по штатному расписанию.
• 2 — должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
• 3 — Ф.И.О. работника.
• 4 — проставляется табельный номер (если в организации работникам присваиваются табельные номера).
• 5 — количество календарных дней положенного работнику отпуска.
• 6 — запланированная дата отпуска.

На дату утверждения графика отпусков эти позиции должны быть заполнены.

Подписываем и утверждаем график отпусков

Утвердить график необходимо не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года. Подписывает его начальник отдела кадров. Если контроль за кадрами возложен на работодателя — директор (генеральный директор). Он же (директор) издает приказ об утверждении графика отпусков на следующий год. Когда в организации есть первичная профсоюзная организация, учитываем и ее мнение тоже.

Затем утвержденный график отпусков нужно довести до сведения всех работников. Ознакамливаем под роспись. И не менее, чем за 2 недели до начала отпуска, уведомляем лично под подпись каждого работника.

Когда работника не устраивает дата предоставления отпуска, он может обратиться с заявлением о переносе отпуска. Однако удовлетворить такую просьбу или нет, решать работодателю. Это его право, но не обязанность. При этом если работодатель не согласовал перенос отпуска, а работник на работу не вышел, работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

График отпусков — не только планы, но и факт, поэтому графы с 7-10 унифицированной формы заполняются по мере необходимости.