Авансовый отчет по командировке

По возвращению из служебной поездки работник предоставляет авансовый отчет по командировке.  Командировочные расходы – бремя работодателя. Он выдает часть денежных средств работнику. А последний, возвращаясь, отчитывается о расходах. Ведь чтобы работодатель учел их именно как расходы, налоговая требует их экономического обоснования. И документальное подтверждение.

Когда работник предоставляет авансовый отчет по командировке

Срок предоставления авансового отчета регламентирует Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749). Этот срок работодатель не может сократить или увеличить по своему желанию. Даже в локальном акте или коллективном договоре. Конечно, работник может составить и подать документ раньше. Но требовать этого работодатель по закону не вправе.

Итак, пункт 26 Положения о командировках предоставляет работнику 3 рабочих дня. При этом это не только сам авансовый отчет. Но и все приложения к нему в виде документов, подтверждающих траты:

  • о проезде
  • на найм жилого помещения
  • по другим статьям расходы.

На трату суточных расходов документы не предоставляются. Но их сумма в отчете отражается.

Представим ситуацию, что работник вернулся с командировки и ушел на больничный. Обязан ли он предоставлять авансовый отчет по командировке? В период временной нетрудоспособности – нет. Как только он приступит к своей работе у него есть 3 рабочих дня на сдачу отчета.

Форма и заполнение авансового отчета

С 01 января 2013 г. работодатель вправе отказаться от использования унифицированных норм. И утвердить свою собственную форму авансового отчета. Однако не секрет, что многие не пытаются “придумать велосипед”. И большая часть организаций используют унифицированные формы. В том числе и авансового отчета – форма АО-1. Состоит из 2 частей – лицевая и оборотная сторона. Заполняют форму работник и бухгалтер. Утверждает – директор (генеральный директор).

Работник заполняет графы с 1 по 6 оборотной стороны авансового отчета. И обязательно предоставляет документы, которые подтверждают командировочные расходы. После отмены командировочного удостоверения длительность поездки определяют на основании проездных документов. Или документов о найме жилья.

Бухгалтер заполняет все остальные графы.  Назначение аванса – командировочные расходы. И так далее. Сумму суточных определяет руководитель организации в локальном акте. Продолжительность – количество дней командировки, включая дни пути, выходные и праздничные.

Приложения к авансовому отчету

Безусловно, основные документы по командировке – это не столько авансовый отчет. Сколько документы в подтверждение расходов. Какие документы должен собрать и предоставить работодателю работник?

1. Расходы на проживание:

  • гостиница: счет и чек ККТ или справка с детализацией услуг и иные документы об отплате
  • аренда квартиры: договор найма (аренды), расписка физического лица (Арендодателя) о получении денег, чек ККТ (если он – организация).

2. Проезд к месту командировки:

  • электронный билет и посадочный талон
  • багажная квитанция
  • можно использовать справки авиаперевозчика, ж/д перевозчика

3. Проезд общественным транспортом, такси:

  • билет и чек ККТ

Расходы можно подтвердить электронным документом, подписанным электронной подписью.

Для бухгалтера: в командировочные расходы по налогу на прибыль включайте суточные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание. НДС по расходам на проезд можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в билете. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы только в части, превышающие нормы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Таким образом, авансовый отчет по командировке позволит избежать необоснованных трат в служебных поездках и систематизировать расходы на указанные цели.

Напишите свой вопрос