Уведомление об обработке персональных данных

Чаще всего уведомление об обработке персональных данных передавать не нужно. Однако если ситуация не входит в перечень, предусмотренный Законом о персональных данных, то оператор данных — любое лицо, которое осуществляет сбор, хранение, передачу и иные действия с персональными данными другого человека, — уведомление в Роскомнадзор обязательно. Поэтому мы разместим рекомендации и образец уведомления. А также перечень случаев, когда оператор его не составляет.

Пример уведомления

Уведомление об обработке персональных данных

Общество с ограниченной ответственностью»Сделка», ИНН 78441545, ОГРН 3546854613, Московская область, г.Климовск, ул. Ядерная, 38,

руководствуясь ч. 1 ст. 15 Закона «О персональных данных», п. 18 Правил продажи товаров дистанционным способом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 27.09.2007 № 612,

с целью осуществления деятельности по продвижению товаров на рынке,

осуществляет обработку общих персональных данных — фамилия, имя, отчество, пол, адрес местожительства, семейное положение, профессия,

принадлежащих физическим лицам — потенциальным покупателям интернет-ресурса «gfjhegi.ку»

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться путем: сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновление, изменение), извлечения, использования, передачи (распространение, предоставление, доступ), обезличивания, блокирования, удаления, в смешанной форме.

Для обеспечения безопасности персональных данных принимаются следующие меры: назначено ответственное лицо, утверждена должностная инструкция, положение о персональных данных, ограничен доступ к персональным данным, учет машинных носителей персональных данных.

Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи данных: отсутствует.

За обработку персональных данных ответственное лицо — генеральный директор Авдющенко Павел Петрович, 368561646356

Дата начала обработки данных: 28 июля 2022 г.

Срок или условие прекращения обработки данных: получение отзыва согласия на обработку персональных данных

Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ: Московская область, г.Климовск, ул. Ядерная, 38,

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных: организован режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система. Возможность неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения отсутствует. Носители информации хранятся в сейфе. Издан Приказ перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным (26.07.2022 г. № 49)

Когда уведомлять не нужно

Закон о защите персональных данных регламентирует случаи, когда не требуется получать согласие на обработку персональных данных у его субъекта. И даже если оно было получено, а затем субъект данных написал отзыв согласия на обработку персональных данных, оператор в таких случаях может продолжить их обработку. Этот перечень иной, чем основания не подавать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.

Итак, оператор не подает уведомление, если:

• работодатель осуществляет обработку персональных данных работника
• субъект данных сам сделал их общедоступными (разместил на своей социальной странице, опубликовал в Интернете, хотя есть и иная судебная практика)
• сведения получены в рамках любого договора, если они используются для целей исполнения такого соглашения и не передаются третьим лицам
• речь идет об обработке только фамилии, имени и отчестве гражданина
• данные используют для оформления однократного пропуска на территорию
• обработка данных осуществляется в целях обеспечения безопасности — государственной, транспортной, общественной.

Перечень исключений является закрытым и установлен частью 2 ст. 22 Закона (№ 152-ФЗ от 27.07.2006 г.). Во всех остальных случаях оператор направляет уведомление.

Как составить и подать уведомление об обработке персональных данных

Получатель уведомления — Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций). Он ведет реестр уведомлений, из которого можно даже получить выписку. На сайте Роскомнадзора есть Портал персональных данных (http://rkn.gov.ru/). На нем размещается и рекомендованная форма уведомления, и заявления о предоставлении выписки из Реестра. Мы рекомендации Роскомнадзора учли, поэтому за образец Вы можете использовать наш пример.

Итак, уведомление содержит ряд обязательных граф:

• наименование оператора персональных данных. Для физических лиц это Ф.И.О., адрес, паспортные данные, ИНН (при наличии). Для юридических — полное наименование, сокращенное наименование, юридический адрес, ИНН и ОГРН
• цель обработки данных
• категории персональных данных
• категории субъектов, чьи данные обрабатываются. Здесь рекомендуем указать виды отношений с субъектами (например, заемщик), юридические или физические лица и т.п.
• правовое основание — почему оператор имеет право собирать и обрабатывать с такой целью информацию
• действия по обработке — автоматизированная, неавтоматизированная, смешанная
• меры ст. 18.1 и 19 Закона — организационные и технические меры защиты данных, в т.ч. сведения о наличии шифровальных средств
• сведения (ф.и.о., наименование юр.лица), ответственных за обработку данных, контактные телефоны и адреса электронной почты
• дата начала обработки данных (любой операции)
• срок прекращения обработки (или условие-основание)
• место нахождения базы данных (адрес)
• обеспечение безопасности в соответствии с постановлением правительства РФ от 01.11.2012 г. № 119

Заявление оператор направляет в бумажном формате или через сайт Портал персональных данных. В случае изменения каких-то сведений, он направляет информационное письмо об этом.

Кроме уведомления об обработке персональных данных оператор может направить уведомление о прекращении обработки.