Как вести трудовую книжку

Большинство полагают: информация о том, как вести трудовую книжку нужна только работникам отделов кадров организаций и индивидуальным предпринимателям. Однако такие знание на самом деле нужны каждому. Даже если Вы и не занимаетесь ведением трудовых книжек, то сможете узнать, правильно ли оформлен Ваш документ. Настоящая статья расскажет о порядке и правилах заполнения трудовых книжек работникам.

Заполнение трудовой книжки требует значительно большей внимательности и аккуратности, чем оформление любого другого документа. Если в приказе или в договоре допущена ошибка, то ее можно легко исправить. В большинстве случаев никто и не узнает, что она была. А вот последствия незамеченных или не исправленных ошибок в документе, который подтверждает стаж для пенсии, могут быть обнаружены только при оформлении пенсии.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Ведение трудовых книжек регламентирует Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена Министерством труда и социального развития России в октябре 2003 года. Этим нормативным правовым актом определен порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек работникам. Следует заметить, что эта Инструкция также действительна и при работе с трудовыми книжками старого образца.

Записи могут вноситься на обложку (например, в случае изменения фамилии), титульный лист и в содержательную часть трудовой книжки (в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»).

При заполнении трудовой книжки на ее титульный лист заносится следующая информация:

• фамилия, имя, отчество работника на основании документа, удостоверяющего личность полностью, без сокращений;
• дата рождения на основании документа, удостоверяющего личность (месяц пишется словами, число и год – цифрами). Например: 08 сентября 1974 года;
• образование указывается по документу об образовании – аттестату о среднем образовании, диплому о высшем образовании, среднем специальном и т.п. (основное/среднее общее, начальное/среднее/высшее/послевузовское, незаконченное любого уровня);
• профессия, специальность указываются по документам об образовании, при получении квалификации либо наличия специальных знаний;
• дата заполнения – проставляется по таким же правилам, как и дата рождения.

Правильность заполнения сведений титульного листа трудовой книжки заверяет своей подписью работник, т.е. владелец книжки.

Также титульный лист должен быть подписан сотрудником организации, ответственным за ведение и выдачу трудовых книжек (разборчиво ставит свою подпись либо указывает свою фамилию).

На титульной странице должна быть проставлена печать организации, оформившей трудовую книжку. Без печати она считается недействительной.

Важно заметить, что при допущении ошибки ничего на титульном листе исправлять нельзя. Испорченный бланк подлежит обязательному списанию.

Записи в трудовой книжке производятся на государственном языке, ручкой, имеющей чернила синего, черного или фиолетового цвета без каких-либо сокращений.

Как вести трудовую книжку после оформления впервые

Если произошли изменения в личных данных работника (фамилии, имени) то прежняя запись на титульном листе должна быть зачеркнута одной чертой, а рядом делается новая запись на основании представленных документов (свидетельства о браке, о расторжении брака, о перемене имени). Если получено новое образование, профессия, специальность, то прежняя запись не зачеркивается, а через запятую записывается новая. Ссылки на представленные документы делаются на внутренней стороне обложки и должны быть заверены подписью работодателя и печатью организации.

Все записи в трудовой книжке делаются без каких-то сокращений и должны иметь свой порядковый номер. Сведения о работнике вносятся не только по паспорту РФ, но и по другим документам, которые удостоверяют личность (водительское удостоверение, военный билет, загранпаспорт и т. д.).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую работу, присвоении квалификации, увольнении, а также о награждении делаются в трудовой книжке на основании приказов или распоряжений работодателя в недельный срок, а при увольнении – в тот же день.

Записи в трудовой книжке о причине прекращения трудового договора делаются в точном и полном соответствии с формулировками Трудового Кодекса РФ или других федеральных законов.

Таким образом, обладая информацией о том, как вести трудовую книжку, какие записи и каким образом в ней должны производиться, можно заранее подготовиться к процедуре оформления пенсии.